Wrzesień otwiera najgęstszy okres w kalendarzu trenera, coacha i nauczyciela: sesje mnożą się aż do świąt, a andrzejki i Halloween mogą stać się sprzymierzeńcem, nie kolejnym obciążeniem. Pokazujemy, jak to zaplanować krok po kroku.
Jesień w pracy trenera, coacha czy lektora to zwykle najgęściejszy kawałek roku. Klienci wracają po wakacjach z nową energią, szkoły ruszają z pełną parą, a firmy domykają budżety szkoleniowe przed grudniem. Efekt: kalendarz pęka w szwach, a między wrześniem a świętami nie ma właściwie momentu na złapanie oddechu.
Warto zacząć od prostego ćwiczenia: rozpisania całego okresu wrzesień-grudzień na jednej osi czasu, z zaznaczeniem dni ustawowo wolnych i tych, które w praktyce wypadają z rytmu pracy. W ostatnim roku szkolnym Halloween, 31 października, przypadło w piątek i było dniem wolnym od zajęć, co dla wielu nauczycieli i korepetytorów oznaczało przesunięcie lekcji na inny dzień tygodnia. Podobnie 10 i 11 listopada, poniedziałek i wtorek wokół Święta Niepodległości, tworzyły długi weekend, w trakcie którego część klientów po prostu wyjeżdżała.
Ciekawostka, która powinna dać do myślenia każdemu planującemu kalendarz: między początkiem roku szkolnego a przerwą bożonarodzeniową uczniowie nie mają ani jednego pełnego tygodnia wolnego od zajęć, w sumie to aż 113 dni nauki bez przerwy, co bywa nazywane najdłuższym jesiennym maratonem w Europie. Dla korepetytora czy lektora pracującego z młodzieżą to sygnał: klienci będą coraz bardziej zmęczeni, a frekwencja na sesjach może spadać właśnie w listopadzie, nie w grudniu.
Praktyczny krok: zamiast planować sesje tydzień po tygodniu, rozpisz od razu cały kwartał w blokach. Zaznacz dni wolne od nauki, długie weekendy i okres przerwy świątecznej, która trwa od 22 grudnia do 6 stycznia. Wokół tych dat zostaw bufor, minimum dwa dni przed i po, na odrabianie przełożonych sesji. Dyrektorzy szkół mogą też ogłosić dodatkowe dni wolne, do ośmiu w skali roku, więc warto na bieżąco sprawdzać kalendarz konkretnej placówki, z którą współpracujesz, a nie ogólny kalendarz roku szkolnego.
Większa liczba sesji to nie tylko więcej godzin na kalendarzu. To też więcej materiałów do przygotowania, więcej maili od klientów pytających o zmiany terminów i więcej chaosu w notatkach, jeśli nie masz jednego miejsca, gdzie wszystko się zbiega.
Pierwsza zasada, która sprawdza się w praktyce: jedno źródło prawdy dla całego sezonu. Jeśli prowadzisz sesje 1:1 i grupowe równolegle, rozdzielenie ich na różne aplikacje, arkusze i notatniki kończy się tym, że w grudniu nie wiadomo, kto miał odrobioną lekcję, a kto nie. Lepiej mieć jedną tablicę lub jeden system, w którym każda sesja ma swój szablon, historię i notatki z poprzednich spotkań.
Druga sprawa, o której często się zapomina: blokowanie czasu na przygotowanie, nie tylko na same sesje. Trener, który w tygodniu prowadzi kilkanaście spotkań, potrzebuje realnie zarezerwowanego czasu na przygotowanie materiałów, inaczej przygotowuje się "na kolanie" pięć minut przed startem, co odbija się na jakości. Dobrą praktyką jest blokowanie w kalendarzu 15-20 minut przed każdym blokiem sesji na przegląd materiałów i sprawdzenie, czy szablon na tablicy jest gotowy.
Trzecia rzecz, szczególnie istotna jesienią: komunikacja z klientami o zmianach terminów. Długi weekend listopadowy, dzień wolny szkolny w piątek, nagłe przeziębienia, wszystko to generuje prośby o przełożenie sesji. Warto mieć gotowy, prosty proces: klient zgłasza zmianę z minimalnym wyprzedzeniem, otrzymuje od razu propozycję nowego terminu z kalendarza, a nie czeka na odpowiedź mailową dwa dni. Więcej o tym, jak zorganizować dzień pracy tak, by te wszystkie elementy się nie gryzły, znajdziesz w tekście o organizacji efektywnego dnia pracy zdalnej dla coacha.
Warto też pomyśleć o buforze na sytuacje losowe, bo jesień to sezon przeziębień i infekcji, a odwołane sesje z dnia na dzień potrafią rozsypać cały tydzień, jeśli nie ma zapasowego slotu w kalendarzu.
Halloween i andrzejki to w polskich realiach dwa zupełnie różne, ale równie dobre preteksty do integracji, zwłaszcza w pracy z grupami i klasami. Zamiast traktować je jako oderwane od nauki dodatki, można je wpleść w regularny program sesji.
Andrzejki, obchodzone w nocy z 29 na 30 listopada, w wigilię wspomnienia świętego Andrzeja Apostoła, to dziś głównie okazja do zabawy, a tradycyjne wróżby, lanie wosku, ustawianie butów w rządku, obieranie jabłka, traktowane są bardziej jako żart niż poważna przepowiednia. Co ciekawe, ta tradycja ewoluowała w wydarzenie towarzyskie, w którym uczestniczą i panie, i panowie, niezależnie od wieku. To dobra wiadomość dla trenerów i nauczycieli: temat andrzejek nie jest zarezerwowany dla dzieci, można go wykorzystać równie dobrze na sesji z grupą dorosłych, w formie lekkiego lodołamacza przed twardszym szkoleniem.
Przykład z praktyki: na tablicy online można przygotować szablon z wirtualnymi "butami w rządku" jako metaforę celów zawodowych na kolejny kwartał, każdy uczestnik podpisuje swój but i zapisuje jedno postanowienie. Na sesji z korepetycji językowej andrzejkowe wróżby to świetny materiał do ćwiczenia słownictwa opisowego i czasu przyszłego.
Halloween z kolei, wypadające 31 października, sprawdza się lepiej w pracy z dziećmi i młodzieżą, zwłaszcza że w ostatnim roku szkolnym ten dzień był wolny od zajęć, co samo w sobie stwarza naturalną okazję do zorganizowania czegoś lżejszego tydzień wcześniej. Prosty szablon na tablicy z dyniami do podpisania imieniem, strachami na zadania matematyczne czy "cmentarzykiem błędów językowych", gdzie uczniowie symbolicznie "chowają" powtarzające się pomyłki, działa świetnie jako urozmaicenie rutyny.
Warto zbudować sobie bibliotekę takich sezonowych szablonów raz i wracać do nich co roku, zamiast tworzyć je od zera. Szerzej o tym, jak wykorzystać jesienne motywy w codziennej pracy na tablicy, piszemy w artykule jak wykorzystać jesienne motywy w sesjach online.
W okresie, gdy liczba sesji tygodniowo rośnie o kilkadziesiąt procent, ręczne zarządzanie kalendarzem w głowie albo w notatniku papierowym po prostu się nie sprawdza. Trzeba postawić na narzędzia, które łączą kalendarz spotkań z bazą klientów i materiałami.
Warto rozdzielić te potrzeby na dwie kategorie: narzędzia do samych połączeń wideo i narzędzia do współpracy wizualnej. Jeśli chodzi o wideokonferencje, darmowy plan Zoom (Basic) ogranicza spotkania grupowe do 40 minut, co w praktyce jest niewystarczające do dłuższej sesji szkoleniowej czy warsztatu. Plan Zoom Pro, kosztujący 13,33 dolara za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, pozwala na spotkania do 30 godzin z maksymalnie 100 uczestnikami, co dla trenera prowadzącego grupy jest już realnym rozwiązaniem.
Zupełnie inną kategorią są tablice do współpracy wizualnej. Miro, jedno z popularniejszych narzędzi tego typu, oferuje darmowy plan z limitem trzech tablic, plan Starter za 8 dolarów za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym oraz plan Business za 20 dolarów miesięcznie. Akredytowane instytucje edukacyjne mogą liczyć na darmowy dostęp w ramach abonamentu Education, co jest istotną informacją dla szkół i uczelni planujących sesje online na dużą skalę.
Przy wyborze narzędzia w sezonie jesienno-zimowym kluczowe są trzy rzeczy: łatwość dołączenia dla klienta bez konieczności tworzenia konta, możliwość wielokrotnego wykorzystania tych samych szablonów sezonowych oraz kalendarz spotkań zintegrowany z bazą klientów, żeby nie trzeba było przeklikiwać się między kilkoma aplikacjami. Jeśli w grudniu masz naraz sesje indywidualne, warsztaty grupowe i spotkania świąteczne z klientami, taka integracja realnie oszczędza czas, którego akurat w tym okresie brakuje najbardziej.
Dobrym uzupełnieniem tego procesu jest też biblioteka materiałów, do której można wrócić bez szukania plików na dysku, o czym więcej piszemy w kontekście przygotowania zasobów PDF przed sesją.
Wypalenie u trenerów, coachów i lektorów jesienią rzadko przychodzi jako jeden dramatyczny moment. Zwykle to powolne narastanie: coraz mniej energii na przygotowanie ciekawych materiałów, coraz krótsze odpowiedzi klientom, coraz częstsze marzenie o wolnym dniu, który wciąż nie nadchodzi.
Jak rozpoznać, że zbliżasz się do granicy?
Jeśli rozpoznajesz u siebie dwa lub trzy z tych punktów, to sygnał, że trzeba coś zmienić, zanim dotrwasz do przerwy świątecznej na resztkach energii.
Praktyczne rozwiązanie, które sprawdza się szczególnie dobrze w listopadzie, to rotacja formatów sesji. Jeśli codziennie prowadzisz te same ćwiczenia w tej samej strukturze, spróbuj raz w tygodniu zamienić klasyczną sesję na coś lżejszego, na przykład sesję z elementem gry czy quizu. Nie chodzi o to, by co tydzień wymyślać nowy program od zera, ale o wprowadzenie jednego stałego "lżejszego" dnia w tygodniu, który sam w sobie działa jak mały oddech.
Drugi mechanizm, często ignorowany: ustalenie sztywnej godziny, po której nie odpisujesz na wiadomości od klientów. Sezon jesienno-zimowy sprzyja temu, że klienci piszą wieczorami z prośbami o zmianę terminu, a jeśli odpisujesz od razu, uczysz ich, że jesteś dostępny cały czas, co w grudniu skończy się totalnym wypaleniem.
Trzeci element to świadome planowanie przerw między sesjami, nie tylko przerw w kalendarzu tygodniowym. Pięć minut ciszy między dwiema sesjami z rzędu, bez sprawdzania telefonu, robi więcej dla regeneracji niż mogłoby się wydawać. Warto też pamiętać, że przerwa świąteczna, trwająca od 22 grudnia do 6 stycznia, to naturalny moment na pełne odcięcie się od pracy, jeśli tylko wcześniej odpowiednio rozłożysz kalendarz, żeby nie musieć dogonić zaległości właśnie w tym czasie.
Najlepiej zrobić to w tygodniu poprzedzającym noc z 29 na 30 listopada, kiedy klienci i uczniowie są jeszcze w rytmie regularnych zajęć, ale temat wróżb i zabawy towarzyskiej wciąż jest aktualny. Sesja w formie lodołamacza działa dobrze jako przerywnik przed intensywnym grudniem.
Zwykle lepiej przesunąć regularne zajęcia na inny dzień i zaplanować coś lżejszego wcześniej, bo dzień wolny od nauki to naturalny sygnał, że uczniowie i tak nie będą w pełni skoncentrowani na typowej lekcji.
Najlepiej rozpisać cały kwartał od razu, oznaczając długie weekendy, dni wolne od nauki i przerwę świąteczną, a wokół każdej z tych dat zostawić kilkudniowy bufor na odrabianie przełożonych spotkań.
Tak, zwłaszcza andrzejki, które dziś są traktowane jako towarzyska zabawa dla osób w każdym wieku, a nie tylko tradycja młodzieżowa, więc świetnie sprawdzają się jako element integracyjny na sesjach grupowych z dorosłymi klientami.
Więcej materiałów z tej samej kategorii.
Gubienie klientów w kalendarzu to nie pech, tylko efekt braku systemu. Pokazujemy, jak zaprojektować grafik odporny na podwójne rezerwacje,...
Grudzień potrafi wywrócić kalendarz sesji online do góry nogami: przerwy świąteczne, odwołane terminy i klienci znikający bez słowa. Pokazuj...
Dzień coacha pracującego z domu potrafi rozpaść się na chaotyczne skoki między sesjami, mailami i notatkami. Pokazujemy, jak ułożyć harmonog...
Załóż konto, przygotuj swoją tablicę i rozpocznij pierwszą sesję bez instalacji po stronie uczestnika.
Wypróbuj ClickBoard za darmo