Zakładanie konta przez uczestnika potrafi zabić dynamikę sesji, zanim ta się w ogóle zacznie, szczególnie gdy pracujesz z klientem, uczniem albo grupą po raz pierwszy.
Zanim usiądziesz do konfiguracji, zbierz te kilka rzeczy, żeby nie szukać ich w połowie sesji:
To wszystko. Żadnych dodatkowych instalacji, żadnych aplikacji do pobrania na telefon uczestnika. Jeśli pracujesz z korepetycji z nastolatkiem, który ma słaby zasięg albo stary telefon, to właśnie ten model dostępu ratuje sytuację najbardziej.
Nie każde narzędzie do tablicy online działa tak samo. Część wymaga, żeby każdy uczestnik miał konto, zaakceptował regulamin i potwierdził e-mail, zanim w ogóle zobaczy tablicę. To spora bariera, szczególnie gdy prowadzisz jednorazową konsultację albo pracujesz z grupą, w której część osób nigdy wcześniej nie korzystała z takich narzędzi.
Sprawdź, czy platforma, z której korzystasz, pozwala uczestnikowi dołączyć jako gość, wyłącznie na podstawie linku albo kodu PIN. ClickBoard działa właśnie w ten sposób: uczestnik klika link i od razu jest na tablicy, bez zakładania konta i bez instalowania dodatkowego oprogramowania. Cała sesja toczy się w przeglądarce.
Przy wyborze narzędzia zwróć uwagę na kilka rzeczy praktycznych. Po pierwsze, czy link działa też na telefonie, bo nie każdy uczestnik będzie siedział przy komputerze. Po drugie, czy da się ograniczyć dostęp tylko do osób z linkiem, żeby ktoś przypadkowy nie wszedł na Twoją sesję. Po trzecie, czy narzędzie oferuje coś więcej niż samą białą kartkę, na przykład szablony do lekcji, tryb prezentacji czy timer, bo te funkcje realnie ułatwiają pracę zarówno trenerowi, jak i nauczycielowi prowadzącemu lekcję dla całej klasy.
Jeśli szukasz szerszego przeglądu opcji, które nie wymagają fizycznej tablicy w sali, przyda się artykuł Narzędzia do lekcji online bez fizycznej tablicy, gdzie zebraliśmy różne podejścia do tego tematu.
Sama konfiguracja zajmuje dosłownie chwilę. W ClickBoard wygląda to tak:
Warto rozróżnić dwa scenariusze. Link sprawdza się świetnie, gdy komunikujesz się z uczestnikami wcześniej, na przykład mailowo albo przez kalendarz spotkań. PIN działa lepiej, gdy prowadzisz zajęcia na żywo i chcesz, żeby ludzie dołączyli błyskawicznie, bez klikania w cokolwiek, po prostu wpisując kilka cyfr.
Coach pracujący jeden na jeden z klientem zwykle wysyła link dzień wcześniej razem z przypomnieniem o spotkaniu. Nauczyciel prowadzący lekcję dla całej klasy częściej dyktuje PIN na początku zajęć, bo w grupie 25 osób łatwiej powiedzieć czterocyfrowy kod niż upewniać się, że każdy dostał e-mail. Lektor ćwiczący słownictwo z małą grupą często łączy oba podejścia: link wysyła na grupowy czat, a PIN trzyma jako zapasową opcję, gdyby ktoś zgubił wiadomość.
Tutaj pojawia się pytanie, które słyszę najczęściej: czy taki dostęp jest w ogóle bezpieczny, skoro nikt się nie loguje? Odpowiedź brzmi: tak, o ile pilnujesz kilku podstawowych zasad.
Po pierwsze, traktuj link jak klucz do gabinetu. Nie publikuj go na ogólnodostępnych stronach ani w publicznych grupach na Facebooku, bo wtedy naprawdę każdy może wejść na Twoją tablicę. Wysyłaj go bezpośrednio zainteresowanym osobom, mailem, przez komunikator albo w wiadomości w kalendarzu.
Po drugie, jeśli prowadzisz sesje regularnie z tymi samymi osobami, rozważ integrację kalendarza z systemem, w którym trzymasz dane kontaktowe klientów. Dzięki temu link trafia zawsze do właściwej osoby, a Ty nie musisz ręcznie kopiować adresów przy każdym spotkaniu. Więcej o tym, jak to poukładać, znajdziesz w tekście Jak zintegrować kalendarz i CRM w pracy zdalnej.
Po trzecie, pamiętaj, że dostęp do sesji w ClickBoard jest ograniczony wyłącznie do osób posiadających link, a treści tablic nie są udostępniane stronom trzecim. To ważne, gdy pracujesz na materiałach wrażliwych, na przykład podczas sesji terapeutycznej albo konsultacji biznesowej, gdzie na tablicy mogą pojawić się poufne informacje.
Jeśli prowadzisz zajęcia z dziećmi lub młodzieżą, unikaj publikowania linku w miejscach ogólnodostępnych, bo zgodnie z wytycznymi UODO nauczyciel może publikować na ogólnie dostępnych stronach jedynie materiały edukacyjne, natomiast nie powinien tam przetwarzać danych osobowych uczniów czy rodziców. Link do prywatnej sesji przekazany bezpośrednio zainteresowanym to zupełnie inna sytuacja niż publiczny post z danymi.
Gdy uczestnicy już dołączą, Twoja rola jako prowadzącego się nie kończy, wręcz przeciwnie. Warto od razu ustalić kilka rzeczy organizacyjnych.
Na początku sesji sprawdź, kto się pojawił. W pracy 1:1 to proste, ale przy grupie warto poprosić uczestników, żeby wpisali swoje imię w rogu tablicy albo w czacie, zanim zaczniecie ćwiczenie. Dzięki temu wiesz, kto faktycznie jest obecny, bez zbierania zbędnych danych, co zresztą jest zgodne z zasadą minimalizacji danych, o której mówi UODO w kontekście monitorowania obecności na zajęciach zdalnych.
Jeśli prowadzisz warsztat grupowy, przełącz tablicę w tryb prezentacji, gdy chcesz, żeby uczestnicy tylko patrzyli, a potem wróć do trybu współpracy, gdy przechodzicie do wspólnego ćwiczenia. To przydatne na przykład podczas szkolenia z zespołem, gdzie najpierw omawiasz teorię, a potem wszyscy razem rozpisujecie plan działania na tej samej tablicy.
Po zakończeniu spotkania zapisz materiał. Każda tablica w ClickBoard jest automatycznie zapisywana podczas sesji, a po jej zakończeniu możesz wyeksportować całość do PDF albo PNG i wysłać uczestnikom jako notatkę ze spotkania. To szczególnie wygodne w pracy z korepetycji, gdzie uczeń dostaje gotowy materiał do powtórki jeszcze tego samego dnia.
To pytanie wraca przy każdej rozmowie o tablicach online, więc odpowiem wprost: brak logowania uczestnika nie oznacza braku ochrony danych, to po prostu inny model dostępu.
Warto pamiętać, że dawny Prezes UODO podkreślał, że RODO nie stoi na przeszkodzie zdalnej edukacji, lecz umożliwia szkołom i placówkom racjonalne wdrażanie metod kształcenia na odległość przy jednoczesnym poszanowaniu zasad ochrony danych. Innymi słowy, chodzi o rozsądek, a nie o rezygnację z narzędzi cyfrowych.
UODO we współpracy z ministerstwem opracowało zestaw dwudziestu zasad bezpieczeństwa dla administratorów, nauczycieli i uczniów, dotyczących między innymi haseł, zabezpieczania plików i sieci bezprzewodowych. Nawet jeśli prowadzisz prywatną praktykę coachingową albo korepetycje, warto z tych zasad wziąć chociaż podstawy: nie udostępniaj linku publicznie, zabezpiecz swoją sieć domową i nie zbieraj więcej danych uczestnika niż faktycznie potrzebujesz.
Co istotne dla osób pracujących z klientami z Polski, ClickBoard to polski produkt, który przechowuje dane w europejskich centrach danych zgodnie z RODO. Dla trenera czy terapeuty, który pyta klienta "czy to bezpieczne", to konkretna, sprawdzalna odpowiedź, a nie ogólnikowe zapewnienie.
Jeśli temat zgodności narzędzi z przepisami wciąż budzi Twoje wątpliwości, warto zajrzeć do naszego wcześniejszego tekstu RODO a wybór narzędzia do sesji online: co musisz wiedzieć, gdzie rozkładamy to zagadnienie na czynniki pierwsze.
Coach prowadzący sesję 1:1 z klientem, który nigdy wcześniej nie korzystał z tablicy online, wysyła link dzień przed spotkaniem razem z krótką instrukcją: "kliknij, poczekaj chwilę, zobaczysz białą tablicę". Klient nie musi niczego instalować ani pamiętać hasła, co obniża próg wejścia i zmniejsza stres przed pierwszą sesją.
Nauczyciel prowadzący lekcję dla trzydziestoosobowej klasy dyktuje PIN na początku zajęć i prosi, żeby uczniowie wpisali swoje imiona w wyznaczonym miejscu tablicy. Dzięki temu w kilkanaście sekund cała klasa jest podłączona, bez tracenia dziesięciu minut lekcji na zakładanie kont.
Lektor języka obcego pracujący z małą grupą dorosłych łączy oba podejścia: link wysyła na grupowy czat przed zajęciami, a PIN trzyma w zanadrzu na wypadek, gdyby ktoś dołączał z telefonu firmowego, na którym nie ma dostępu do prywatnej poczty. Każdy z tych przykładów pokazuje to samo: model bez logowania nie jest kompromisem, tylko realnym ułatwieniem, które oszczędza czas zarówno prowadzącemu, jak i uczestnikom.
Zazwyczaj tak, w zależności od uprawnień, jakie nadasz mu jako prowadzący. Możesz ograniczyć uczestnika do trybu słuchania, gdy tylko obserwuje, albo dać mu pełny dostęp do rysowania i edycji.
Osoba, która dostanie link, będzie mogła dołączyć, dlatego traktuj go jak dane poufne i nie publikuj go w miejscach ogólnodostępnych. Jeśli podejrzewasz, że link wyciekł, po prostu zakończ sesję i wygeneruj nową tablicę z nowym linkiem.
Oba rozwiązania działają podobnie, różnica jest głównie w wygodzie przekazywania dostępu. PIN sprawdza się lepiej przy zajęciach na żywo z grupą, link przy wcześniejszej komunikacji mailowej czy przez kalendarz.
Tak, o ile link lub PIN przekazujesz bezpośrednio rodzicom albo uczniom, a nie publikujesz go publicznie. Warto też trzymać się zasady minimalizacji danych i nie prosić uczestników o więcej informacji niż faktycznie potrzebujesz do prowadzenia zajęć.
Podstawowa wersja ClickBoard jest darmowa, bez limitu czasowego i bez konieczności podawania karty kredytowej. Płatne plany dodają funkcje takie jak wskaźnik laserowy czy eksport do PDF, ale sam mechanizm dołączania przez link czy PIN działa już w wersji darmowej.
Więcej materiałów z tej samej kategorii.
Retencja danych to nie urzędniczy termin z ulotki RODO, tylko konkretna decyzja, która wpływa na bezpieczeństwo klientów każdego trenera, co...
Nagrywanie sesji coachingowej, lekcji online czy warsztatu grupowego brzmi jak prosta formalność, dopóki nie okaże się, że złamałeś zasady R...
Terapia online to dziś dla wielu terapeutów codzienność, a nie dodatek do pracy gabinetowej, jednak brak fizycznych ścian gabinetu oznacza z...
Załóż konto, przygotuj swoją tablicę i rozpocznij pierwszą sesję bez instalacji po stronie uczestnika.
Wypróbuj ClickBoard za darmo